Kantor Maya

KANTOR MAYA

Yang dimaksud dengan Kantor Maya (Virtual office) adalah suatu konsep yang mengenalkan pekerjaan kantor yang dilaksanakan secara virtual dengan jalan membangun suatu link antara pekerja yang satu dengan yang lainya di tempat yang berbeda unuk menyelesaikan pekerjaan kantor, biasanya link-link ini saling berhubungan dengan memanfaatkan sitem komunikasi elektrik.

KEUNTUNGAN KANTOR MAYA

1.    Pengurangan biaya fasilitas

2.    Pengurangan biaya peralatan

3.    Jaringan komunikasi formal

4.    Pengurangan penghentian kerja

5.    Kontribusi sosial

KERUGIAN KANTOR MAYA

1.    Rasa tidak memiliki

2.    Takut kehilangan pekerjaan

3.    Semangat kerja yang rendah

4.    Ketegangan keluarga

STRATEGI KANTOR MAYA

Menurut Linda T Risse (konsultan Synergi Planning Incorporated)

1.    Sediakan sumber daya komputer

2.    Sediakan akses sumber daya informasi

3.    Sediakan fasilitas telephone

4.    Gunakan konferensi telepon

5.    Jadwalkan pertemuan rutin

6.    Lakukan rutinitas kerja

APLIKASI OA

Pengolahan kata ( word processing )

Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas-tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.

Surat elektronik ( e-mail )

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan

Voice mail

Serupa dengan e-mail, namun surat tidak ditulis tetapi dapat diucapkan

Kalender elektronik

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer.

Konferensi audio

Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi 

Konferensi video

Penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geografis  

Konferensi komputer

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para anggota dengan karakteristik bersama bertukar informasi mengenai topik tertentu

Transmisi faksimili

Penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya diujung yang lain.

Videotext

Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT tentang materi narasi dan grafik yang tersimpan

Pencitraan

 Penggunaan pengenal karakter optis untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microform menjadi format digital untuk dapat disimpan di dalam alat penyimpanan sekunder.

Desktop publishing

 Penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan typesetter

ComputeR based information system (CBIS)

A.    Pengertian CBIS

Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut.

Data
Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

Informasi
Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

Sistem
Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut.

Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

Berbasis Komputer

Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

ORGANISASI MAYA (VIRTUAL ORGANIZATION).

A. Pengertian Organisai Maya.

     Virtual Organization atau organisasi maya adalah sekelompok grup, orang, atau institusi dengan beberapa tujuan yang sama mereka melakukan sharing sumber daya (komputer) untuk memenuhi kebutuhan mereka.

B. Karakteristik dari Virtual Organisasi:

Melintasi Batas
Perubahan bisnis environment menuntut suatu perusahaan atau organisasi untuk lebih fleksibel di dalam melakukan kegiatan produksinya. Untuk itu perusahaan harus menghasilkan produk yang berkualitas dan sesuai dengan keinginan penggunanya, sehingga dibutuhkanlah kolaborasi antar organisasi untuk menentukan minat dari pengguna suatu produk. Dari sinilah terbentuk Virtual Organisasi yang memiliki yang peranan penting.

Berbagi Sumber Daya (Resources)
Misalnya adalah toko buku online Amazon yang menjual berbagai macam buku. Apakah Amazon memiliki buku yang dijual tersebut? Tentu tidak, Amazon bekerja sama dengan perusahaan lain untuk mendapatkan stock yang selanjutnya dijual melalui Amazon. Sama halnya ketika kita menjual buku dari Amazon, kita tidak memiliki buku yang kita jual secara fisik.

Wilayah yang tersebar
Misalnya, dalam pengembangan software, kita berada di Indonesia dan bekerja pada pukul 8AM sampai 16 AM. Tentunya kita tidak dapat bekerja pada malam hari kan? Tetapi jika kita memiliki rekan di luar negeri, di US misalnya, saat di Indonesia malam hari, di sana masih siang, dan dapat digunakan untuk melanjutkan pengembangan software.

Anggota yang tidak tetap
Di dalam virtual organisasi, seseorang bisa saja berhenti dalam melakukan sharing resource, apalagi ketika tujuan mereka telah terlaksana. Kenyataanyya di dalam virtual organisasi, selalu muncul tujuan-tujuan baru yang membuat virtual organisasi tetap exis.

C. Framework Virtual Organization Behaviour
Empat komponen penting yang membangun organisasi virtual yaitu :
(1) Virtual knowledge worker yaitu seorang “personal multimedia” yang menguasai berbagai aplikasi teknologi informasi, mempunyai berbagai ketrampilan (multiskill), terdidik dan memiliki pengetahuan yang tinggi. Seorang individu yang efektif memiliki adaptasi, kreativitas dan inovasi yang tinggi dalam mengelola berbagai pekerjaan menjadi efektif. Sehingga ia memiliki tingkat keberhasilan survive; keberhasilan kreativitas dan inovasi; serta keberhasilan adaptasi yang tinggi (Sange, 1990). Hal ini dapat ia lakukan dengan kemampuannya dalam belajar tentang efisiensi (learning efficiency) yang tinggi.
(2) Virtual teamwork yaitu suatu tim yang terbentuk dari penggabungan hight-tech dan hight-tauch yang memiliki performance tinggi. Bill Gates (1999) menjelaskan tentang virtual teamwork sebagai tim yang terdiri atas individu-individu yang mampu bekerjasama secara efektif, saling membangun gagasan bersama, dan mampu bertindak sesuai dengan tujuan bersama melalui suatu sistem syaraf digital (digital nervous system). Virtual teamwork mempunyai corporate IQ yang tinggi hal ini karena kemampuannya meleburkan diri pada misi dan visi tim dan kemampuannya membuang ego-nya.
(3) Integrated complexs networks intelligence yaitu kemampuan tinggi untuk berintegrasi dalam hubungan yang komplek dan saling silang menyilang dalam jaringan kerja cerdas. Integrasi ini dicapai karena setiap organisasi saling tergantung akan dukungan sumber daya dari organisasi lain. Sehingga setiap organisasi memiliki kemampuan berpikir sistematik tinggi (system thinking). Gates (1999) menjelaskan system thinking sebagai cara berpikir menyeluruh dalam menilai sesuatu yang akan menghasilkan pemandangan terhadap sesuatu menjadi efektif. Setiap organisasi virtual akan merasa menjadi bagian dari sistem dan perannya menentukan kestabilan dari sistem networks intelligence.
(4) Complexs matrixs structure yaitu struktur organisasi yang saling silang menyilang dan mendatar. Struktur organisasi ini terintegrasi dalam suatu sistem informasi, sangat terbuka (transparant), real time, sangat fleksibel dan tanpa dinding (without wall). Struktur berikut ini sebagai suatu infrastructure dimana didalamnya hubungan komando dalamorganisasi telah hilang. Hubungan antar unit dalam organisasi berdasarkan kolaborasi yang seimbang. Tidak ada satu pihak yang memerintah dan pihak lain yang diperintah akan tetapi hubungan didasarkan atas masing-masing pihak mempunyai otonomi sumber daya.
(5) Faster learning organization yaitu organisasi yang mempunyai kecepatan belajar sangat tinggi. Organisasi virtual dibangun atas kemampuannya yang tinggi untuk belajar beradaptasi dan proaktif terhadap perubahan lingkungannya. Hal ini dicapai melalui pengetahuan organisasi yang terus menerus setiap waktu di perbaharui melalui aplikasi teknologi informasi yang canggih.