RENCANA AUDIT
PENJUALAN
A. PENGERTIAN
AUDITING
Pengertian auditing adalah suatu
pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis, oleh pihak yang
independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh pihak manajemen
beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan
untuk dapat memberikan pedapat mengenai laporan kewajaran laporan keuangan
tersebut menurut Sukrisno Agoes (1996:1).
B. HAKEKAT
SIKLUS PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS
Siklus penjualan dan penerimaan
kas meliputi keputusan dan proses yang diperlukan untuk mengalihkan kepemilikan
atas barang dan jasa yang telah tersedia untuk dijual kepada pelanggan. Siklus
ini dimulai dengan permintaan oleh pelanggan dan berakhir dengan perubahan
bahan atau jasa menjadi piutang usaha, dan akhirnya menjadi uang tunai.
Siklus ini meliputi beberapa
golongan transaksi, akun dan fungsi-fungsi usaha, demikian pula sejumlah
dokumen dan catatan ini.
Fungsi penagihan harus memastikan
seluruh penerimaan kas telah diidentifikasi dengan pantas dan dengan segera
disetor secara utuh ke bank. Banyak perusahaan menggunakan system lockbox,
dimana pembayaran dari pelanggan dikirim langsung ke bank entitas.
Berikut ini merupakan Perkiraan
atau akun-akun utama yang terdapat pada siklus penjualan dan penerimaan kas:
1. Penjualan
2. cadangan
dan retur penjualan
3. beban
piutang tak tertagih
4. potongan
tunai yang diambil
5. piutang
dagang
6. penyisihan
piutang tak tertagih
7. kas
di bank (debit dari penerimaan kas)
C. FUNGSI-FUNGSI
USAHA DALAM SIKLUS DAN DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT
Pembahasan atas fungsi yang
terdapat dalam organisasi klien atas siklus penjualan dan penerimaan kas adalah
bermanfaat untuk memahami bagaimana pelaksanaan audit dalam siklus ini. Fungsi
dalam siklus penjualan dan penerimaan kas berikut ini:
- PEMROSESAN ORDER PELANGGAN
Permintaan barang oleh pelanggan merupakan titik awal keseluruhan
siklus.
a. Order pelangggan (customer order) Adalah permintaan barang dagang oleh
pelanggan. Permintaan mungkin diterima melalui telepon, surat, formulir isian
yang dikirim ke pelangggan yang ada dan yang potensial, melalui wiraniaga, atau
cara yang lain.
b. Order penjualan (sales order) Adalah dokumen untuk mencatat transaksi,
jumlah dan informasi terkait untuk barang dipesan oleh pelangggan.
- PERSETUJUAN PENJUALAN SECARA KREDIT (GRANTING CREDIT)
Sebelum barang dikirimkan, seseorang yang berwenang dalam perusahaan
harus menyetujui penjualan secara kredit ke pelanggan atas penjualan kredit
tersebut. Pada kebanyakan perusahaan, indikasi adanya persetujuan penjualan
secara kredit atas permintaan penjualan adalah persetujuan untuk mengirim
barang. Dan mengisi formulir persetujuan kredit, jika pelanggan membeli barang
secara kredit dari klien untuk pertama kali, klien harus memiliki prosedur
formal untuk menginvestigasi kelayakan kredit dari pelanggan. Hasil dari
prosedur ini didokumentasikan dalam suatu jenis formulir persetujuan kredit.
- PENGIRIMAN BARANG
Fungsi kritis ini merupakan titik pertama dari siklus ini dimana
terjadi penyerahan aktiva perusahaan. Dokumen pengiriman, biasanya salinan
konosemen, diperlukan untuk ketetapan penagihan atas pengiriman ke pelanggan.
Perusahaan yang menggunakan pencatatan persediaan perpetual juga dimuktahirkan
catatannya berdasarkan informasi pengiriman tersebut.
Dokumen pengiriman (shipping document) Adalah dokumen yang dibuat untuk
memulai pengiriman barang, yang menunjukkan deskripsi atas barang dagang,
jumlah yang dikirim, dan data lain yang relevan. Dokumen ini biasanya juga
merupakan konosemen atau surat jalan.
- PENAGIHAN KE PELANGGAN DAN PENCATATAN PENJUALAN
Penagihan ke pelanggan merupakan alat pemberitahuan ke pelanggan
mengenai jumlah yang ditagih atas barang tersebut, dan penagihan ini harus dilaksanakan
dengan benar dan tepat waktu. Pada kebanyakan sistem, penagihan ke pelangggan
mencakup pembuatan faktur penjualan rangkap dan secara simultan memutakhirkan
berkas transaksi penjualan dan, bersama-sama dengan penerimaan kas dan aneka
kredit, memungkinkan penyiapan neraca saldo piutang usaha.
a. Faktur penjualan (sales invoice) Adalah dokumen yang menunjukkan
deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut,
asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan. Faktur penjualan
merupakan cara untuk menunjukkan kepada pelanggan mengenai jumlah penjualan dan
jatuh tempo pembayaran. Faktur asli dikirim ke pelanggan dan satu atau lebih
salinan dipegang. Faktur penjualan khususnya merupakan sumber dokumen yang
memadai pengakuan pendapatan.
b. Jurnal penjualan (sales journal) Adalah jurnal untuk mencatat transaksi
penjualan. Jurnal dihasilkan setiap waktu dari transaksi penjualan yang
terdapat dalam berkas komputer. Rincian jurnal diposting ke berkas induk
piutang usaha (account receivable master file) dan total jurnal diposting ke
buku besar oleh pembantu.
c. Laporan ikhtisar penjualan (summary sales report) Adalah dokumen yang
dihasilkan komputer yang mengikhtisarkan penjualan untuk satu periode. Laporan
ini secara khusus berisi informasi berdasarkan komponen kunci seperti
wiraniaga, produk dan daerah penjualan.
d. Berkas induk piutang usaha (account receivable master file) Adalah
berkas untuk mencatat setiap penjualan, penerimaan kas, retur dan pengurangan
harga penjualan untuk masing-masing pelanggan dan mengelola saldo akun
pelanggan. Berkas induk mutakhirkan berdasarkan berkas transaksi penjualan,
penjualan retur dan pengurangan harga dan penerimaan kas.
e. Neraca saldo piutang usaha (account receivable trial balance) Adalah
daftar jumlah terhutang oleh pelanggan pada waktu tertentu. Neraca saldo ini
disiapkan langsung dari berkas induk piutang usaha.
f. Laporan bulanan (monthly statment) Adalah dokumen yang dikirim kepada
tiap pelanggan yang menunjukkan saldo awal piutang usaha, jumlah dan tanggal
tiap penjualan, penerimaan pembayaran tunai, nota kredit yang diterbitkan dan
saldo akhir.
- PEMROSESAN DAN PENCATATAN PENERIMAAN KAS
Dalam pemrosesan dan pencatatan peneimaan kas, perhatian utama
adalah kemungkinan dicuri. Pertimbangan paling utama dalam penanganan
penerimaan kas adalah seluruh kas harus harus disetor ke bank dalam jumlah yang
benar dengan tepat waktu dan dicatat diberkas transaksi penerimaan kas, yang
digunakan untuk membuat jurnal penerimaan kas yang memutakhirkan berkas induk
piutang usaha.
a. Nota pembayaran (remittance advice) Adalah dokumen yang menyertai
faktur penjualan yang dikirim ke pelanggan dan dikembalikan ke penjual dengan
pembayaran tunai. Nota pembayaran digunakan untuk memungkinkan penyetoran kas
dengan segera dan untuk memperbaiki pengendalian atas penyimpangan aktiva.
b. Daftar penerimaan kas yang disiapkan sebelumnya (prelisting of cash
receipt) Adalah daftar yang dibuat oleh orang yang independen pada saat kas
diterima. Ini digunakan untuk memverikasi apakah kas yang diterima telah
dicatat dan disetorkan dengan jumlah yang benar dan tepat waktu.
c. Jurnal penerimaan kas (cash receipt journal) Adalah jurnal untuk
mencatat penerimaan kas hasil dari pelanggan, penjualan tunai, dan penerimaan
kas yang lain. Jurnal ini dapat dihasilkan dengan kapan saja berdasarkan
transaksi penerimaan kas yang terdapat dalam berkas komputer.
- PEMROSESAN DAN PENCATATAN RETUR DAN PENGURANGAN HARGA PENJUALAN
Nota kredit biasanya dibuat untuk pengembalian dan pengurangan harga
dalam rangka pengendalian dan memudahkan pencatatan. Bagi perusahaan dengan
transaksi retur dan potongan penjualan yang jumlahnya sedikit atau tidak
material, auditor dapat memutuskan untuk hanya peroleh pemahaman bagaimana
transaksi tersebut diproses dan tidak melakukan pengujian pengendalian.
Prosedur analitis substantif dapat digunakan untuk memberikan bukti yang
mencukupi atas kewajaran akun retur dan pengurangan harga penjualan.
a. Nota kredit (credit memo) Adalah dokumen yang berisi pengurangan jumlah
yang ditagih dari pelanggan karena adanya pengembalian barang atau pengurangan
harga. Seringkali bentuknya sama dengan faktur penjualan, tetapi mengakibatkan
pengurangan piutang usaha bukan penambahan.
b. Jurnal retur dan pengurangan harga penjualan (sales return allowance
journal) Adalah jurnal untuk mencatat retur dan pengurangan harga penjualan.
Berfungsi sama seperti jurnal penjualan.
- PENGHAPUSAN PIUTANG TAK TERTAGIH
Dengan mengabaikan agresivitas bagian penjualan, adalah tidak bisa
kalau pelanggan tidak membayar tagihannya. Kalau perusahaan berkesimpulan bahwa
suatu jumlah akan tidak tertagih, jumlah tersebut harus dihapuskan. Akuntansi
yang pantas mensyaratkan penyesuaian atas piutang tak tertagih ini.
Nota persetujuan penghapusan piutang (uncolleciible account
authorization form) Adalah dokumen yang digunakan dalam perusahaan, yang
menunjukkan kewenangan untuk menghapuskan piutang usaha menjadi tak tertagih.
- PENYISIHAN PIUTANG TAK TERTAGIH
Penyisihan piutang tak tertagih harus cukup untuk mencerminkan bagian
dari penjualan periode sekarang yang diperkirakan tidak dapat ditagih dimasa
depan. Pada kebanyakan perusahaan penyisihan menggambarkan nilai sisa, hasil
dari penyisihan akhir periode oleh manajeman atas perhitungan piutang tak
tertagih.
AUDIT ATAS SIKLUS PENDAPATAN (PENJUALAN
KREDIT)
Siklus pendapatan terdiri dari
sistem penjualan kredit, sistem penjualan tunai, sistem retur penjualan, dan
sistem penghapusan piutang. Berikut ini menguraikan secara rinci perancangan
program audit untuk pengujian pengendalian atas berbagai sistem informasi
akuntansi yang membentuk siklus pendapatan, yaitu sistem penjualan kredit,
sistem penjualan tunai, sistem retur penjualan, sistem pencadangan kerugian
piutang, dan sistem penghapusan piutang.
Perancangan program audit untuk
pengujian pengendalian atas transaksi penjualan kredit dilaksanakan melalui
lima tahap berikut ini:
1. Pemahaman atas sistem informasi akuntansi untuk pelaksanaan transaksi
penjualan kredit.
2. Penentuan kemungkinan salah saji potensial dalam setiap tahap
pelaksanaan transaksi penjualan kredit.
3. Penentuan aktivitas pengendalian yang diperlukan untuk mendeteksi dan
mencegah salah saji potensial dalam setiap tahap pelaksanaan transaksi
penjualan kredit.
4. Penentuan prosedur audit untuk mendeteksi efektivitas aktivitas
pengendalian.
5. Penyusunan program audit untuk pengujian pengendalian atas transaksi
penjualan kredit.
Pada tahap “pemahaman atas sistem
informasi akuntansi untuk pelaksanaan transaksi,” untuk sistem informasi
akuntansi penjualan kredit diuraikan, yaitu;
1. fungsi terkait
2. dokumen
3. catatan akuntansi
4. bagan alir sistem informasi akuntansi.
Hasil pelaksanaan program audit
untuk pengujian pengendalian atas transaksi penjualan kredit didokumentasikan
oleh auditor dalam kertas kerja sebagai bagian dari pelaksanaan standar
pekerjaan lapangan kedua: “Pemahaman memadai atas pengendalian intern harus
diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat, dan lingkup
pengujian yang akan dilakukan”.
AUDIT ATAS SIKLUS PENDAPATAN
(PENJUALAN TUNAI)
Perancangan program audit untuk
pengujian pengendalian atas transaksi penjualan tunai dilaksanakan melalui lima
tahap berikut ini:
1. Pemahaman atas sistem informasi akuntansi untuk pelaksanaan transaksi
penjualan tunai.
2. Penentuan kemungkinan salah saji potensial dalam setiap tahap
pelaksanaan transaksi penjualan tunai.
3. Penentuan aktivitas pengendalian yang diperlukan untuk mendeteksi dan
mencegah salah saji potensial dalam setiap tahap pelaksanaan transaksi
penjualan tunai.
4. Penentuan prosedur audit untuk mendeteksi efektivitas aktivitas pengendalian.
5. Penyusunan program audit untuk pengujian pengendalian atas transaksi
penjualan tunai.
Pada tahap “pemahaman atas sistem
informasi akuntansi untuk pelaksanaan transaksi,” untuk sistem informasi
akuntansi penjualan tunai diuraikan, yaitu;
1. fungsi terkait
2. dokumen
3. catatan akuntansi
4. bagan alir sistem informasi akuntansi.
Program audit untuk pengujian
pengendalian atas transaksi penjualan tunai disusun berdasarkan sistem
penjualan tunai .
Hasil pelaksanaan program audit
untuk pengujian pengendalian atas transaksi penjualan tunai didokumentasikan
oleh auditor dalam kertas kerja sebagai bagian dari pelaksanaan standar
pekerjaan lapangan kedua: “Pemahaman memadai atas pengendalian intern harus
diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat, dan lingkup
pengujian yang akan dilakukan”.
PROSEDUR PENGENDALIAN DAN
PENGUJIAN PENGENDALIAN TRANSAKSI PENERIMAAN KAS
1.
Keterjadiaan
Transaksi salah satu yang menjadi perhatian auditor pada saat mempertimbangkan
asersi keterjadian adalah bahwa penerimaaan kas dicatat tetapi tidak disetorkan
ke bank klien. Pemisahan tugas yang layak antara fungsi penerimaan kas dan
fungsi piutang usaha adalah salah satu prosedur pengendalian yang dapatmencegah
salah saji tersebut. Pengendalian kuat lain yang dapat mencegahsalh saji
tersebut adalah system lockbox, dengan system ini penerimaan kas dari pelanggan
dikirim secara langsung ke bank klie, sehingga mencegah pegawai perusahaan
memiliki akses terhadap kas.
2.
Kelengkapan
Transaksi Penerimaan Kas, salah saji utama yang berhubungan dengan asersi
kelengkapan adalah kas atau dicuri atau hilang sebelum dicatat dalam pencatatan
penerimaan kas. Pengendalian tambahan adalah rekonsiliasi dari penerimaan kas
harian dengan jumlah yang dibukukan kea kun pelanggan pada buku besar pembantu
piutang usaha.
3.
Otorisasi Diskon
Tunai, Persyaratan perdagangan biasanya memasukkan potongan untuk pembayaran
dalam suatu periode tertentu untuk membujuk pelanggan agar melakukan pembayaran
tepat waktu.
4.
Akurasi Terhadap
Kas , pengujiaan pengendaliannya termasuk memeriksa dan menguji berbagai
rekonsiliasi yang terjadi sebagai bagian dari proses pendapat. Salah saji utama
lainnya yang dapat terjadi untuk asersi akurasi adalah penerimaan kas dibukukan
pada akun pelanggan atau akun buku besar yang salah.
5.
Pisah Batas
Transaksi Penerimaan Kas, jika klien menggunakan system lockbox atau kas
disetor secara harian ke bank klien, maka terdapat kemungkinan kecil bahwa kas
dicatat pada periode yang salah.
6.
Klasifikasi
Penerimaan Kas, perhatiaan auditor pada penerapan kode akun yang sesuai untuk
setiap penerimaan kas individu terutama kas dari sumber yang tidak bias,
seperti penjualan barang sisa, wesel tagih, dan pendapatan dari penjualan
peralatan.
Prosedur penjualan:
ü Customer mencari barang yang dikehendaki, jika menemukan maka akan
membawa barang tersebut ke kasir, jika tidak menemukan maka akan membuat daftar
barang yang akan diberikan kepada bagain customer service lalu bagian customer
service akan membuat faktur pemesanan yang diberikan kepada customer
ü Customer menerima faktur pemesanan lalau melakukan pembayaran ke bagian
customer service
ü Customer service menerima pembayaran dari customer lalu membuat tanda
terima rangkap 2, lembar pertma dikirim ke customer, lembar kedua
disimpan sebagai arsip.
ü Kasir menerima barang yang akan dibeli oleh customer, jika customer
melakukan pembayaran tunai maka kasir akan membuat nota yang diberikan kepada
customer. Jika non tunai maka kasir akan membuat slip cc rangkap 2,
lembar pertama beserta barang akan dikirim ke customer, lembar kedua akan
digunakan sebagai dasar dalam pembuatan laporan penjualan non tunai rangkap 2,
lembar pertama kan dikirim ke keuangan dan lembar kedua akan disimpan sebagai
arsip.
ü Jika pembayaran tunai, maka customer akan menerima nota dari kasir dan
melakukan pembayaran kepada kasir. Jika pembayaran non tunai maka customer
menerima barang dan slip cc.
ü Kasir menerima pembayaran dari customer lalu membuat nota lunas rangkap
2, lembar pertama akan dikirim ke customer beserta barang dan lembar kedua akan
digunakan sebagai dasar dalam pembuatan laporan penjualan tunai rangkap 2,
lembar pertama dikirim ke keuangan dan lembar kedua disimpan sebagai
arsip.
ü Bagian keuangan menerima laporan penjualan tunai dan laporan penjualan
non tunai, berdasarkan kedua laporan tersebut bagian keuangan membuat laporan
penjualan rangkap 2,lembar pertama disimpan sebagai arsip dan lembar kedua
dikirim ke pemimpin
ü Pemimpin menerima laporan penjualan dari bagian keuangan.
Job decs:
Customer:
ü mencari barang, jika menemukan membawa barang ke kasir jika tidak
menemukan membuat daftar barang yang dikirimkan ke bagian customer service.
ü Menerima faktur pemesanan dari bagian customer service, berdasarkan
faktur pemesanaan melakukan pembayaran ke bagian customer service
ü Menerima tanda lunas dari customer service
ü Menerima nota (dalam hal customer membawa barang ke kasir) dari kasir,
melakukan pembayran berdasarkan nota tersebut ke kasir
ü Menerima barang dan nota lunas dari bagian kasir
Customer service:
ü Menerima daftar barang dari customer, berdasarkan daftar barang
tersebut membuat faktur pemesanan dan memberikannya kepada customer
ü Menerima pembayaran dari customer, lalu memuat tanda terima rangkap 2,
yaitu
Ø lembar pertama diberikan kepada customer
Ø lembar kedua disimpan sebagai arsip
Kasir:
ü
Menerima barang
dari customer ,jika customer melakukan pembayaran non tunai maka :
Ø Membuat slip cc rangkap 2, yaitu:
v Lembar pertama diberikan kepada customer beserta dengan barang.
v Lembar kedua digunakan sebagai dasar dalam pembuatan laporan penjualan
non tunai rangkap 2 yaitu:
- Lembar pertama dikirimkan ke bagian keuangan
- Lembar kedua disimpan sebagai arsip
ü
Jika tunai:
Ø
Maka kasir
membuat nota yang diberikan ke customer
Ø
Menerima
pembayaran dari customer, berdasarkan pembayaran tersebut maka membuat nota lunas
rangkap 2, yaitu:
v Lembar pertama diberikan ke customer beserta dengan barang
v Lembar kedua digunakan sebagai dasar pembuatan laporan penjualan tunai
rangkap 2, yaitu:
- Lembar pertama dikirimkan ke bagian keuangan
- Lembar kedua disimpan sebagai arsip
Bagian keuangan:
ü Menerima laporan penjualan non tunai dan laporan penjualan tunai dari
bagian kasir, berdasarkan kedua laporan tersebut membuat laporan penjualan
rangkap 2, yaitu:
Ø Lembar pertama disimpan sebagai arsip
Ø Lembar kedua diberikan kepada pemimpin
Pemimpin:
ü Menerima laporan penjualan dari bagian keuangan
Mantab artikelnya. Thanks berat.
BalasHapusSalam